Informe de la conferencia en AIMS (Instituto Africano de Ciencias Matemáticas)

Chantel Daniels
03 Enero 2008

El instituto AIMS (Instituto Africano de Ciencias Matemáticas) es un centro de estudios de posgrado en Muizenberg, cerca de Ciudad del Cabo. El centro ha ganado reconocimiento internacional como centro de enseñanza de competencias especiales. Allí se forma a los estudiantes para la investigación y la docencia de las carreras de ciencias cuantitativas. Este año, el centro fue sede del taller llamado Africa@home al que fueron invitados 46 delegados de todo el continente y algunos profesores de Europa. Mi papel fue representar a ICVoluntarios como el coordinador oficial del taller Africa@home. Para esto, tuve que instalarme en las oficinas del instituto AIMS en Muizenberg.

El taller Africa@home tuvo lugar del 16 al 22 de julio del 2007. Empecé a trabajar en junio cuando la conferencia todavía se encontraba en la primera fase: la fase de la planificación. Quedaba mucho por hacer antes de la realización de la conferencia.

Jan Groenewald, administrador del instituto AIMS, también fue organizador del proyecto en Ciudad del Cabo. Mi papel de coordinador significaba que tendría que trabajar muy estrechamente con él. Nuestra relación de trabajo se basó en informes matutinos sobre lo que se debía hacer, las nuevas propuestas y las cosas que él estaba preparando. Juntos discutíamos sobre los problemas que se presentaban y si era necesario investigábamos y encontrábamos las respuestas “factibles”. Nuestro principal objetivo era ver la conferencia de manera integral para así abarcar satisfactoriamente todos los aspectos.

Mis funciones como coordinador de ICV

Mis funciones como coordinador de ICV fueron: encontrar los billetes de avión más económicos, discutir los precios dados con Jan, enviar las fechas tentativas de vuelo a todos los participantes vía correo electrónico y esperar sus respuestas.

Una vez aprobadas las fechas por los participantes, pedía que los billetes fueran reservados. Esto fue difícil ya que los vuelos en África a veces tienen paradas que, si se desconocen, pueden hacer del viaje una experiencia muy dura.

Afortunadamente, Jan tenía un vasto conocimiento geográfico sobre los viajes en África y me simplificó realmente las cosas.

Una vez confirmados los vuelos, los datos de los participantes debían ser  registrados en una hoja de cálculo Excel donde podíamos añadir diversas informaciones como necesidades alimenticias especiales, calcular las horas de llegada y salida, y controlar el presupuesto.

La dirección del instituto AIMS redactó una carta de invitación estándar que fue modificada de acuerdo a las necesidades de nuestros participantes y que fue enviada a todas las embajadas de los participantes. Esto se hizo para garantizar que los participantes tuviesen su visa a tiempo para la conferencia.

Dos días antes de la conferencia, tenía que asegurarme de que todos los participantes tuviesen tanto las etiquetas con sus nombres bien escritos como los paquetes de información del departamento de Relaciones Públicas.

A pesar de que el transporte fue organizado desde y hacia el aeropuerto, algunos de los participantes extendieron su estancia y necesitaron asesoramiento, mapas, detalles sobre “qué hacer” en Ciudad del Cabo, etc. Por esto, tuve que reservar un transporte alternativo y garantizar el alojamiento en hoteles adecuados.

Durante el proceso de planificación de la conferencia, Jan y yo decidimos que íbamos a organizar una salida para todos los participantes. Me informaron brevemente sobre lo que les podría gustar y tuve que organizar la salida según lo acordado. Para que la jornada fuese exitosa, las siguientes actividades debían ponerse en marcha: reservar un autobús, conseguir descuentos para las reservaciones del grupo ya que no podíamos exceder el presupuesto dado, y prever un plan alternativo en caso de que el clima no permitiera realizar la salida a la Montaña de la Mesa, entre otras cosas.

La experiencia en AIMS

La experiencia en el instituto AIMS fue realmente increíble. Tuve la oportunidad de aprender en poco tiempo sobre la planificación, la organización y la creación de una conferencia, de la mano de un gran coordinador como Jan Groenewald. También pude trabajar en un ambiente muy agradable (las oficinas del instituto AIMS) y conocer a todos los participantes de todas partes de África y Europa. En pocas palabras, esta fue una experiencia muy enriquecedora.

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